Outlookにて消せないメールボックスがあるとの問い合わせ
「初歩的な質問がある」との問い合わせがきっかけ
それは業務をしていた時のこと。私の席まで来て「初歩的な質問がある」と、お偉いさんから問い合わせがあったことがきっかけでした。聞いてみるとメール関連の問い合わせです。
メール（Outlook）については設定含めて前職でもけっこう触ってたし、今回も簡単に解決するだろうと考えていました。ただ一筋縄ではいかなかったのです。というのも・・・
Microsoft365に不慣れな筆者
不慣れと言うとカッコ悪いですが、普段からアプリ版のOutlookを使用しているのでウェブ版を使いこなせていないんですよね。だから同じOutlookでも組織の環境によっては対処方法が全然異なるのです。
前職ではあり得ない状況が起きていたため、パッとすぐに解決できなかった今回の件。さてどのような状況なのかを簡単に説明し、その対処法も簡単に備忘録として書き残そうと思います。
メールアカウントは1つ、メールボックスは複数、どういうこと？
問い合わせ内容について
問い合わせ内容としては「メールボックスが削除できないからなんとかしてほしい」という全く急ぎでもないようなもの。ただ、お偉いさんなので素早い対応が求められます。
「そんなバカな？」と思いながらOutlook（今回はアプリ版です）を操作させてもらったのですが、たしかにメールボックスが削除できません。右クリックしても「削除」の項目がない。どうしたものか。
状況について簡単に説明
状況としてはメールボックスがいくつかあるのですが特定のメールボックスのみ削除できないというものです。すぐに確認したのが「メールアカウント及びメールの追加データ」です。これが追加されていると、これを消さない限りは大元のメールボックスは消えません。
ただメールアカウントの画面を見てみてもご本人のメールアカウントしか紐付けされておらず、メールの追加データも全くない状況。これはこのクライアント端末だけでは解決できなさそう？いろいろ調べることにしました。
Microsoft365の共有メールボックスという機能（らしい）
共有メールボックスとは
Microsoft365の機能の1つです。前職では同じようなことをする場合はホスティングしているメールサーバに共有メールアドレスを作成し、送受信したい方それぞれにメールアドレスを設定していました。それが管理者画面上だけで簡単に作れちゃうってのが共有メールボックスのようです。
共有メールボックスは、会社情報やサポート メール アドレス、受付デスク、または複数のユーザーが共有する可能性のあるその他の機能など、複数のユーザーが同じメールボックスにアクセスする必要がある場合に使用されます。
https://docs.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/admin/email/about-shared-mailboxes?view=o365-worldwide
なるほど、これは便利だ。これでまた1つMicrosoft365の機能について知ることができました。そもそも「これを設定したのは私が今の会社に入る前のどなたか」だったので、気がつくのには少し時間がかかりましたが、いい勉強になったぞ。
機能の名称がわかればあとは簡単
漠然とした検索方法だけでは解決に時間がかかりますが、機能の名称さえわかればこっちのものです。何事もそうですが、不具合や問い合わせに対するアプローチについて漠然とした情報だけでは、けっこう時間がかかることもあります。
ただ、何（Microsoft365）の、どの機能（exchangeの共有メールボックス）を、どう（消す）したいかがわかればあとは検索するだけ。調べると簡単に見つかりました。この共有メールボックスのフルアクセスの権限を消すだけでいいみたいです。
消し方の手順 ※動作確認済み
動作確認済みの共有メールボックスの消し方の手順を以下に記載します。ただ、あくまで私の環境でうまくいっただけです。もしかすると、あなたの環境が全く別であり、この方法をしてもうまくいかないこともあります。全く責任は負えないのでご了承ください。
1．Microsoft365 管理センター ＞ すべてを表示 ＞ exchange
2．「従来のexchangeセンター」に切り替える
3．左上の「受信者」＞「共有」 ※ここに共有メールボックスの一覧が表示
4．対象のメールアドレスをダブルクリック
5．「メールボックスの委任」を選択、上部「フルアクセス許可」より
共有メールボックスを消したい人の名前を選択、「ー」をクリック
6．下部「保存」をクリック
7．いずれかのタイミングでOutlookより共有メールボックスが消える
（反映までにけっこう時間がかかります・・）
あとは、お偉いさんに様子見していただき、消えたら連絡くださいと伝えて半日後くらいでしょうか。「連絡遅くなったけどメールボックスが消えたよ、ありがとう」との連絡がありました。
消せないメールボックスの消し方
いかがでしたでしょうか。過去にホスティングのメールサーバを利用しているとなかなか気づかないかもしれない今回のケース。Microsoft365のexchangeの中にこんな機能があるのですね。使いこなすとたしかに便利そうです。
だって、以前まではそれぞれの端末に共有のメールアカウントを設定していましたからね。送信メールの同期（確認）もできない、データの移行が面倒、設定も面倒。それが一発で解決するのです。
「消せないメールボックスがある」と初めて聞いた時はさっぱりでした。ただ、たしかにその通りで、その事象と今利用しているメールのサービスをしっかりと確認する必要がありました。今回の「消せないメールボックスを消す方法」についてもまた1つ勉強になりました。
